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将办公室事情打造“模块化”治理,对于提升效率很是有用

本文摘要:在参会通知管理、征求意见稿回复、综合文稿撰写等事情中,试行“模块化”机制,可实现办文的优化、协同、高效。【引言】功效模块化,是指将法式划分成若干个功效模块,每个功效模块完成一个子功效,再将其组成一个整体,以满足整个系统的功效。 每个功效模块既是一个“小系统”,具有独立的功效、单一的入口、完整的链条,同时又是“大系统”的一部门,与整体系统、其他模块形成互动衔接。这种“模块化”的思路广泛应用于盘算机操作系统、手机APP,也很是适用于办文事情的流程治理。

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在参会通知管理、征求意见稿回复、综合文稿撰写等事情中,试行“模块化”机制,可实现办文的优化、协同、高效。【引言】功效模块化,是指将法式划分成若干个功效模块,每个功效模块完成一个子功效,再将其组成一个整体,以满足整个系统的功效。

每个功效模块既是一个“小系统”,具有独立的功效、单一的入口、完整的链条,同时又是“大系统”的一部门,与整体系统、其他模块形成互动衔接。这种“模块化”的思路广泛应用于盘算机操作系统、手机APP,也很是适用于办文事情的流程治理。参会通知“链条集成”模块办文人员要经常与参会通知打交道。

已往,由于将参会通知混同于一般的来文管理,经常泛起匆匆应对的情况,甚至泛起过办文滞后、错过集会时间的情况。针对参会通知涉及事项多、管理时限要求严的特点,我们构建了参会通知“链条集成”模块,重点思量子模块的合理设置,形成了以下几项主要的子模块:“确定人员”模块。

办公室凭据参会通知的要求提出拟参会方案报向导审定后,通知参会人员。参会人员无法参会的,摆设其他人参会或向集会主办方请假。参会人员要求带助手的,商请集会主办方同意并通知助手准备参会。

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“质料准备”模块。如果集会需要提交质料或准备讲话质料,办公室尽早将要求落实相关责任人,便于留出时间提前准备。“信息交流”模块。将参会通知和参会方案实时上传公牍或者集会系统,以便相关人员知晓并掌握参会人员的行程摆设,负担相关职责的业务处室知道此事已经进入了议程,事后也便于实时复核由谁到场了集会。

“后勤保障”模块。集会报名、车辆保障、预订车票等事项集成于此模块内。

参会通知管理各模块由一位同志居中协调,各子模块之间形成了咬合效应,整体上形成了完整链条,保证了所有参会事项的零差错。征求意见“快速反映”模块征求意见是机关决议历程中必不行少的环节,也是办文事情的一个重要内容。征求意见稿管理中的主要矛盾,是文稿内容与本单元职责间接联系的广泛性与回复时间有限性的矛盾,详细体现为确定牵头拟文处室难、定时办结难、前后衔接一致难等“瓶颈”。

为此我们构建了“快速反映”模块,设办公室“平台枢纽”子模块,业务处室副主任“形成反馈意见”子模块,部门向导“审核把关”的模块。详细运作时,办公室凭据来文文本内容确定征求意见的处室规模,业务处室副处长被授予直接决议是否提出意见、提出什么意见的自主权,办公室统筹把关后报向导审签,实现了平台枢纽集中化、执行终端扁平化、把关决议精准化。最初,这一模块主要是应对征求意见稿而创新设立的,由于运行效果好,进一步扩大到外单元提出的团结发文审签、对集会质料的准备等事情。

“快速反映”模块通过明确责任保证了所提出意见的质量,通过明确时限保证了到场决议的有效性,同时将业务处室的处长、其他事情人员、分管向导等解脱出来,更有利于部门主责主业的推进。综合文稿“汇总共享”模块办公室负担着向导讲话、事情陈诉、事情总结等综合文稿的起草事情。综合文稿之所以被冠名“综合”,就是因为要把跨处室、跨条线的宏观性展示出来。已往,接到综合文稿写作任务后,通常先由业务处室凭据综合文稿的主题或要求提供素材,再由办公室完成文稿。

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这一方面给业务处室增加了写稿的肩负,另一方面也限制了办公室能够接触到的素材规模,捆住了办公室的手脚。为了把综合文稿的总体质量提上去、时间成本降下来,我们搭建“汇总共享”模块,所有业务处室在履职事情中形成的各种编文号的、不编文号的文字质料,如调研陈诉、下层汇报、履历交流、数据表格、信息宣传稿等,在正式定稿后全部集中上传公牍系统。

办公室每位同志联系三至四个业务处室,通过现有文稿熟悉其事情重心、推进进度、特色亮点、矛盾难点。再有综合文稿任务时,办公室不再需要业务处室提供基础素材,而是直接使用现有质料作为基础素材,形成初稿后再征求相关业务处室的意见。

由于占有素材的质和量都有了较大提升,办公室在时间上有了更多的提前量,也有了更广的素材源,在写作时有了更大的主动权,进而从一开始就可以对整个文稿从主题到结构、从题材到内容举行整体性设计,挣脱“物理拼凑”的套路。差别模块“精准对接”要让模块的潜力彻底释放,不仅要构建适应办文实际的相应模块,还必须强化模块与模块的有效衔接。我们在详细运作中注重发挥模块之间的内在关联性。例如参会通知“链条集成”模块和征求意见“快速反映”模块,在集会质料管理上即形成了一个联络点。

以讨论征求意见稿为主题的集会,通常要待快速反映法式竣事后才气确定参会人员;而以决议为特点的集会,则要求在集会召开前完成快速反映法式,将有关质料提供应到场集会的向导参考。参会通知“链条集成”模块与综合文稿“汇总共享”模块之间也有很强的关联性,许多作为综合文稿素材的质料都是一些到场调研会的汇报质料、到场履历交流会的事情先容、到场理论研讨会的研究结果等。让各个模块互联互通,才气到达模块化“1+1>2”的成效。


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